Nieuw schooljaar We helpen je graag op weg.

Schooljaar

Schooljaren worden in Kwizl automatisch aangemaakt. Een schooljaar start altijd op 1 augustus. De reden hiervoor is dat deze datum voor iedere regio altijd in de zomervakantie valt.

Afgelopen schooljaren blijven altijd opgeslagen, in bepaalde schermen in Kwizl is het daardoor mogelijk om gegevens op te vragen van voorgaande schooljaren. Bijvoorbeeld welke toetsen je vorig schooljaar hebt klaargezet of de toetsresultaten van een leerling. Standaard wordt altijd het huidige schooljaar geselecteerd.

Je kunt de gegevens over het huidige schooljaar ook altijd terugvinden onder Beheer > School.

Klassen

De schoolbeheerder heeft de mogelijkheid om alle klassen leeg te maken. Dit betekent dat alle leerlingen en leraren uit de klassen worden verwijderd. Alle resultaten blijven uiteraard wel behouden. Deze handeling dient handmatig uitgevoerd te worden, op deze manier kan zelf een moment gekozen worden waarop je de nieuwe klassenindeling wil starten. Werk je met Entree dan zal het koppelen van de nieuwe klas automatisch gebeuren (mits dit ook reeds in de leerlingadministratie is verwerkt). Werk je niet met Entree dan zullen deze gegevens eenmalig moeten worden geïmporteerd.

Het leegmaken van de klassen dient door een schoolbeheerder uitgevoerd te worden via Beheer > Klassen > Klassen opschonen.

Importeren leerlingen en leraren

Ieder schooljaar begint met het importeren van de leerling- en leraargegevens. Dit is de verantwoordelijkheid van de schoolbeheerder(s). Deze stap is niet nodig als je gebruik maakt van Entree (Kennisnet), hiermee worden deze gegevens namelijk automatisch gesynchroniseerd vanuit je schooladministratie.

De gegevens moeten worden geïmporteerd vanuit een CSV-bestand. Een CSV-bestand (door komma’s gescheiden waarden) is een speciaal bestandstype dat je in Excel kunt maken of bewerken. CSV-bestanden slaan informatie niet op in kolommen, maar door deze te scheiden door komma’s. Op deze manier is het mogelijk om gegevens over te dragen tussen systemen. Het is vanuit ieder schooladministratiesysteem eenvoudig mogelijk om gegevens te exporteren in dit formaat. Kun je dit niet zelf, neem dan contact op met je ICT-afdeling. Bekijk hieronder de voorwaarden waaraan het bestand moet voldoen.

  • Het bestand dient in CSV formaat te worden geïmporteerd.
  • Maak voor leerlingen en leraren een apart bestand, en selecteer bij het importeren het juiste type.
  • Het bestand dient minimaal de volgende kolomkoppen te bevatten: ID, Roepnaam, Tussenvoegsel, Achternaam, Klas, Email.
  • Het ID veld moet een uniek kenmerk zijn voor iedere persoon, bijvoorbeeld het leerling- of personeelsnummer.
  • Meerdere klassen kunnen worden gescheiden door een komma.
  • Kies vanuit Excel voor "Opslaan als" > "Tekstbestanden met door een komma gescheiden waarden".
  • Kwizl ondersteunt zowel komma als puntkomma gescheiden CSV-bestanden.
  • Bekijk hier hoe dit er in Excel uit moet zien.

Het importeren van het bestand dient door een schoolbeheerder uitgevoerd te worden via Beheer > Personen > Importeren.

Samengevat

  1. Schooljaar wordt automatisch aangemaakt
  2. Klassen leegmaken (schoolbeheerder)
  3. Leerlingen en leraren importeren (schoolbeheerder)
  4. Eventueel leraren handmatig koppelen aan klassen (schoolbeheerder)